Una de las formas más efectivas de aumentar la productividad en el trabajo es mejorar las habilidades de gestión del tiempo. En lugar de una gran habilidad, la gestión del tiempo es una combinación de habilidades que, cuando operaN en armonía, y te llevan a lograr tus objetivos sin agotar toda tu energía.
Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo no tiene que ser difícil; de hecho, una vez que comiences a implementar estas técnicas simples, descubrirás que tu vida profesional funciona mejor que nunca.
Esta guía te ofrece una descripción general de algunas de las técnicas de gestión del tiempo más populares disponibles. Repasará los beneficios de la gestión adecuada del tiempo y te dejará algunas herramientas para comenzar a aplicarlas en tu negocio o lugar de trabajo.
¡Empecemos!
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¿Qué es exactamente la gestión del tiempo?
En resumen, la gestión del tiempo es el proceso de planificar y organizar tus días, horas y minutos de manera efectiva para aumentar tu productividad y disminuir el estrés. Hay muchos métodos y teorías disponibles hoy para ayudarte a hacer esto.
«Trabaja inteligentemente y no duro»
El viejo adagio «Trabaja de manera más inteligente, no de manera dura» se aplica hoy tan bien como siempre. A nadie le gusta sentir que está perdiendo el tiempo, y a nadie le gusta trabajar más de lo necesario para hacer algo. Sin embargo, saber cómo trabajar de manera más inteligente es a menudo donde las personas se tropiezan.
Ocupado versus efectivo
Marcar casillas aparentemente interminables en tu lista de tareas pendientes puede sentirse bien en este momento, pero al final del día, ¿realmente haz logrado algo? La gestión adecuada del tiempo cambia tu enfoque de actividad a productividad. En lugar de ocuparse de tareas que desperdician energía, la gestión eficaz del tiempo te permite actuar al servicio de tus objetivos.
Beneficios de la gestión del tiempo
¡Enumerar todos los beneficios de la gestión del tiempo podría llevar una eternidad! Pero estos son algunos de los beneficios más impactantes que recibirás una vez que comiences a mejorar tu Gestión del tiempo.
- Menos estrés
- Mas energía
- Mejor equilibrio trabajo / vida
- Más objetivos logrados
- Más oportunidades
- Mayor sentido de satisfacción con la vida
- Más productividad
- Salud mejorada
Estrategias y conceptos de gestión del tiempo
La tentación de distraerse o perder el enfoque es grande cuando tu juego de Gestión del tiempo no es fuerte. En un día cualquiera, hay un millón de pequeñas cosas que querrán succionar tu energía o evitar que tome grandes decisiones en la dirección de tu mayor visión.
Estas técnicas de gestión del tiempo ofrecen mayor resistencia, concentración y vitalidad. Si alguno de estos métodos te resuena, investiga más profundamente y comienza a aplicarlo en tu lugar de trabajo o negocio.
Gestión del tiempo y productividad: pensamiento táctico versus pensamiento estratégico
Los pensadores estratégicos tienen una mentalidad de liderazgo: tienen una gran visión y pueden retroceder fácilmente y ver la imagen o visión completa de una vez. Los pensadores tácticos tienen una mentalidad de gestión y se centran en la implementación de la visión.
En general, estarás más inclinado a ser un pensador táctico o estratégico. Sin embargo, tomar una decisión o tomar medidas utilizando solo uno de estos dos tipos de pensamiento es una pérdida de tiempo y energía.
Las personas de alto rendimiento a menudo se colocan en una posición para tener que usar el pensamiento estratégico y táctico a la vez. El pensamiento táctico por sí solo implica mucho trabajo, a menudo en la dirección equivocada. El pensamiento estratégico por sí solo puede dejarte muchas ideas, pero sin la energía de activación necesaria para ejecutar los pasos necesarios para llegar a tu visión más amplia.
Cuando combinas el pensamiento táctico y estratégico, te conviertes en un equipo militar completo en un solo cuerpo. Tienes la capacidad de ver el objetivo, ver lo que debe hacerse para lograrlo y tomar las medidas adecuadas de acuerdo con él.
Cómo hacer las cosas (método de David Allen)
Getting Things Done (GTD) es un método de gestión del tiempo creado por el consultor de productividad, David Allen. Se dio cuenta de que se requería mucha energía para recordar continuamente las tareas que debían llevarse a cabo para alcanzar cualquier objetivo.
En lugar de continuar tratando de almacenar toda la información de la lista de «tareas» en el cerebro, Allen ideó un sistema de registro de todos los proyectos y tareas necesarios externamente. Una vez que estas tareas se trasladan del cerebro a un documento o diario de Word, comienza un proceso de desglosar los proyectos y tareas en pasos fácilmente procesables.
La idea es hacer los pasos lo bastante simples a fin de eliminar cualquier razón para dejar de hacerlos, mientras que al mismo tiempo aliviamos el cerebro de un exceso de estrés creado por tratar de mantener la información importante en la memoria.
La regla 80/20
También conocido como el Principio de Pareto, la regla 80/20 fue ofrecida por el consultor de gestión Joseph M. Juran. El principio tiene una historia rica e interesante que se remonta a 1896 cuando el economista italiano Vilfredo Pareto notó que el 80% de las tierras de Italia era propiedad del 20% de la población.
Este principio sugiere que el 20% de tu acción (o causa) producirá el 80% de tus resultados (o efecto). Para aclarar esto, imagine una lista de diez cosas que sientes que necesitas hacer para lograr un objetivo. La regla 80/20 propone que dos de esas tareas serán más efectivas y producirán más resultados que las otras ocho combinadas.
¿Cómo se relaciona esto con la gestión del tiempo? Bueno, si sabes que solo el 20% de lo que podrías hacer en un día producirá el 80% de tu rendimiento, ¿no pondrías tu energía en encontrar y luego enfocarte en ese 20% vital? Si notas que tu energía se está filtrando en todo tipo de tareas domésticas que producen muy pocos resultados positivos, si es que hay alguno, puede ser hora de comenzar a usar la regla 80/20.
Procesamiento por grupo de tareas afines
La idea de procesar por grupo de tareas afines es bastante simple: agrupe tareas similares y luego cumple de una sola vez. Por ejemplo, en lugar de distraerse cada cinco minutos cuando recuerdas un correo electrónico que debes enviar o responder, haz una lista de todos los correos electrónicos que deben salir y hazlos de una vez. Luego, cuando llegue el momento de cambiar las tareas, sabrás que haz marcado todos los correos electrónicos importantes y, por lo tanto, puedes centrarte en la nueva tarea en cuestión. Este método te permite gobernar tu día, en lugar de permitir que la afluencia de las necesidades de otros supere las suyas.
Técnica Pomodoro
Creada por Francesco Cirillo en la década de 1980, la Técnica Pomodoro divide tu jornada laboral en intervalos. Funciona así:
- Establece un temporizador para una cierta cantidad de tiempo (digamos 25 minutos)
- Cuando el temporizador se apaga, márcalo en una hoja de papel
- Si tienes menos de 4 marcas, toma un breve descanso (no más de 5 minutos) al final de cada intervalo
- Después de 4 marcas de verificación, toma un descanso más largo (hasta 30 minutos)
- Comienza el proceso de nuevo
Esta técnica utiliza la capacidad de atención humana en tu ventaja. Es más fácil ponerse a trabajar durante períodos cortos e intensos con pequeños descansos que horas de trabajo sin estructura.
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Habilidades de manejo del tiempo
Si bien todas las técnicas antes mencionadas te ayudarán a mejorar tu gestión del tiempo, es de igual importancia que comiences a fortalecer las diversas habilidades necesarias para perfeccionar tu capacidad general de Gestión del Tiempo. En lugar de una habilidad en sí misma, la gestión del tiempo es una combinación de muchas habilidades.
La siguiente es una lista de algunas de las habilidades más importantes para cultivar a fin de brindarte una base sólida para una mejor Gestión del tiempo.
1. El establecimiento de metas
¡Debes conocer lo que estas buscando! Establece objetivos sólidos y asegúrate de que cada acción que realices se alinee con la realización de esos objetivos.
2. Ser consciente de uno mismo
Debes saber quién eres y qué representas. Estar dispuesto a cuestionarte a tí mismo, no sin amabilidad, sino con el propósito de desarrollar más claridad dentro de tí mismo en cuanto a lo que estás haciendo y por qué.
3. Automotivación
Puedes consumir todo el material de autodesarrollo del mundo, pero si no puedes motivarte para hacer las cosas, eventualmente incluso los mejores libros, cintas y videos dejarán de funcionar para tí. ¡Combina tu propia energía con la energía de otros emprendedores y ponte a trabajar!
4. Atención o enfoque
Comprueba continuamente tu enfoque. ¿Te encuentras a menudo distraído? Si tienes metas sólidas y haz creado un poderoso sistema de gestión del tiempo, puedes ser libre de concentrarte en lo que está frente a ti. La capacidad de mantener tu enfoque donde lo desees sin que se desvíe por su propia tangente es una verdadero superpoder.
5. Manejo del estrés
Todos nos estresamos. Va a suceder. El punto no es evitar el estrés, sino entender cómo trabajar contigo mismo (¡otra oportunidad para practicar la autoconciencia!) Para controlar el estrés que estás experimentando. Sal a caminar, medita, bebe mucha agua, RESPIRA. Date descansos cuando lo necesites. Puedes pensar que cuanto más trabajes, más productivo serás, pero lo contrario es casi siempre cierto.
6. Paciencia
Cambiar los hábitos y aplicar nuevas técnicas lleva tiempo. Date un poco de paciencia mientras subes de nivel tu rutina diaria. Cuanto más te castigas por no «hacerlo mejor», más te retrasas. Se amable contigo mismo. Te lo mereces.
Los 10 consejos más importantes para la gestión del tiempo
Estos trucos de gestión del tiempo te ayudarán a aumentar tu eficiencia y productividad. Pruébelos y verás cómo incluso un simple cambio puede tener efectos masivos.
1. Haz lo más importante primero
¡Priorizar, priorizar, priorizar! Cuando abordas primero lo más grande, lo peor y lo más importante de tu lista, te preparas para un día de avances significativos. No pierdas tu tiempo con cosas pequeñas. Primero ataca la tarea más importante y observa cómo fluye el resto de tu día con más facilidad.
2. Di «no»
Las personas, especialmente las mujeres, han sido condicionadas a no decir «no». Sin embargo, es el uso del poder de tu «no» lo que te ahorrará tiempo y te mantendrá encaminado. Cuando conozcas tus objetivos y tengas tus herramientas de gestión del tiempo trabajando para ti, será mucho más fácil saber cuándo decir «no» a algo que se te presente.
3. ¡Duerme un poco!
Parece tan simple, y lo es. También es una de las mejores formas de aumentar tu productividad. Cuanto mejor duermas de noche, más energía tendrás para sobrellebar tu día. Es así de simple.
4. Enfoque único
No tengas miedo de poner toda tu atención en la tarea en cuestión. Si te has preparado con buenas técnicas de gestión del tiempo, disfrutarás de una mayor capacidad para concentrarte únicamente en lo que tienes delante.
5. Inicia temprano
No es necesario que te despiertes a las 4 a.m. (¡A menos que lo quieras hacer!), Pero es cierto que al levantarte temprano te preparas para tener más éxito en tu día. Es posible que no te sientas bien cuando comienzas a cambiar tu horario de sueño, pero una vez que tengas la costumbre de levantarte temprano, no te arrepentirás.
6. Limita tu tiempo en la pantalla
Este es un grande desafío. En el mundo de hoy, es fácil dejarse atrapar por lo que esté sucediendo en una de las muchas pantallas que te rodean. Limita activamente tu tiempo de pantalla para que puedas disfrutarlo sin que te quite el día.
7. Usa el tiempo de espera de manera eficiente
Siempre que te encuentres esperando, no comiences a desplazarte por las redes sociales. En cambio, crea una lista de «tiempo de espera» de acciones útiles. Lee, escriba, cree listas útiles; sea lo que sea, use tu tiempo de espera de manera efectiva.
8. Comprometerse
Cuando hayas creado una visión y hayas establecido objetivos, asegúrate de tomarte el tiempo para asimilar lo que acabas de crear para ti. Sentirlo. Siéntete dentro de la nueva realidad que has imaginado y luego COMPROMÉTETE. Hazte responsable de tus sueños, pase lo que pase.
9. Practica la quietud
Incluso si es solo por diez minutos al día, el arte de no hacer nada puede recorrer un largo camino para tus niveles de energía, tu productividad y tu estado de ánimo general. Este es el momento para que estés solo contigo. Deja que las aguas se calmen, deja que las nubes se disipen. Solo respira y déjate llevar por la tranquilidad.
10. Céntrate en lo esencial
Permítete tener muy claro lo que quieres y necesitas y luego sé implacable al eliminar de tu vida todo lo que no sea esencial para la realización de esos deseos y necesidades. Es posible que no puedas esencializar tu vida de una sola vez, pero debes saber por tí mismo qué se alinea y qué no, y comprométete a alejarte lenta o rápidamente de todo lo que no se alinea con tu destino.
Conclusión
Tu tiempo es tu mayor activo. La forma en que lo use determina tu nivel de éxito y tu calidad de vida general. Recuerda que te construyes con cada acción que tomas o pensamiento que eliges. Es importante destilar tu vida a lo que es importante para ti y nadie más.
Cuanto más comiences a despojarte de las actividades inútiles que te quitan el tiempo de tu día, más comenzarás a darte cuenta de esa gran visión que tienes para tu vida.
Incluso si ya es una mujer u hombre profesional de alto rendimiento, es muy probable que todavía haya lugares donde podría implementar una mejor Gestión del tiempo. Pruebe algunos de estos consejos, trucos y técnicas y observa cómo tu productividad se dispara.
